Professionelles Projektmanagement und Aufgabenmanagement dank digitalen Tools

In unserem letzten Blog-Beitrag haben wir darüber berichtet, wie dank einem CRM-System mehr Effektivität in einem Unternehmen erzeugt werden kann. Heute behandeln wir das Thema, wie Sie als Unternehmer:in durch den Einsatz eines professionellen Projektmanagement-Tools die Verwaltung und das Management von Projekten und Aufgaben signifikant verbessern können.

Was ist ein Projektmanagement-Tool? Eine Definition.

Bevor wir auf die vielen Vorteile und Funktionen von Projektmanagement-Tools zu sprechen kommen, ist es wichtig, erst einmal genau zu definieren, was mit Projektmanagement-Tool eigentlich gemeint ist:

Ein Projektmanagement-Tool ist ein hilfreiches Online-Werkzeug, das eine:n Unternehmer:in oder ein Team dabei unterstützen kann, Projekte und damit verbundene Aufgaben so effektiv wie möglich zu organisieren (professionelle Projektorganisation).

Wichtige Funktionen von Projektmanagement-Tools

Zu den wichtigsten Funktionen, die professionelle Projektmanagement-Tools zur Verfügung stellen, gehören:

Aufgabenplanung und Aufgabenverwaltung
Mit einem effektiven Projektmanagement-Tool können Sie Aufgaben, Teilaufgaben, Arbeitsabläufe etc. effektiv organisieren, verwalten und delegieren. Auch können Sie Aufgaben-Templates und wiederkehrende Aufgaben erstellen.

Optimierung der Kommunikation im Team
Projekte und einzelne Aufgaben, die im Projektmanagement-Tool angelegt werden, können in aller Regel von allen Team-Mitgliedern kommentiert werden. Des Weiteren können übersichtliche Dashboards angelegt und konkrete Überprüfungs- und Freigabeprozesse definiert werden. Diese Funktionen helfen dabei, Projektverwaltung, Projektorganisation und Aufgabenverwaltung wesentlich effektiver zu gestalten.

Dokumentation
Mit Hilfe von hochwertigen Projektmanagement-Tools können alle Aufgabenschritte transparent dokumentiert und archiviert werden. Weiterhin können alle Team-Mitglieder im Projekt Dateien ablegen und speichern. Auf diese Weise haben alle Beteiligten Zugriff auf die wichtigsten Daten und Dateien einer Aufgabe respektive eines Projekts.

Möglichkeit der Produktivitäts- und Wachstumsanalyse
Besonders interessant für Unternehmen ist, dass durch Projektmanagement-Tools Produktivitäts- und Wachstumsanalysen möglich gemacht werden. Auch die Verwaltung von Ressourcen geht mit Hilfe professioneller Software leichter von der Hand.

Nachteile von Projektmanagement-Tools

Die Funktionen von hochwertigen Projektmanagement-Tools helfen dabei, Projekt- und Aufgabenverwaltung zu verbessern. Es gibt allerdings auch Nachteile, die vor Einführung unbedingt zu berücksichtigen sind:

Zeitaufwand für die Wahl des richtigen Tools
Gute und weniger gute Projektmanagement-Tools gibt es heutzutage wie Sand am Meer. Hier die richtige Wahl zu treffen, erfordert einen nicht unerheblichen Rechercheaufwand. Bei der Suche ist grundsätzlich essenziell, die wichtigsten Anforderungen für eine effektive Projektorganisation im jeweiligen Unternehmen zu kennen.

Zeitaufwand für die Einarbeitung
Alle Projektmanagement-Softwares erfordern Einarbeitungszeit. Je komplexer die Software, desto länger die Einarbeitungszeit.

Angst von Mitarbeiter:innen vor Veränderung
Nicht zu unterschätzen ist auch die Tatsache, dass einige Mitarbeiter:innen regelrecht Angst vor der Einführung neuer Softwares und Tools haben, zumal sie über Jahre die bisherigen Prozesse und Verfahren erlernt und angewendet haben. Die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools erfordert Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen.

Kosten für die Nutzung von Projektmanagement-Tools
Zu bedenken ist darüber hinaus, dass die Verwendung von professionellen Projektmanagement-Tools nicht umsonst ist. Zwar bieten viele Software-Unternehmen kostenfreie Pakete mit abgespeckter Funktionalität an. Bei größeren Unternehmen reichen allerdings diese kostenfreien Pakete in aller Regel nicht aus, um die Projektorganisation und Aufgabenverwaltung bestmöglich zu optimieren.
Zudem können hohe Kosten für Workshops, Schulungen und Seminare (Webinare) auf ein Unternehmen zukommen.

Unser Fazit zum Thema „Projektmanagement-Tools“

Das Team vom INNOPARK Kitzingen ist der Meinung, dass sich jedes Unternehmen zumindest mit dem Thema „Einführung eines effektiven Projektmanagement-Tools“ auseinandersetzen sollte. Die Vorteile der Nutzung überwiegen aus unserer Sicht eindeutig die Nachteile. Vor Implementierung einer bestimmten Software ist allerdings eine sorgfältige Recherche sowie eine gründliche Prüfung der entsprechenden Funktionalitäten von essenzieller Bedeutung!

Interessante Projektmanagement-Tools sind beispielsweise Asana, Monday oder Trello.

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Was ist ein Projektmanagement-Tool? Eine Definition.

Wichtige Funktionen von Projektmanagement-Tools

Nachteile von Projektmanagement-Tools

Unser Fazit zum Thema „Projektmanagement-Tools“

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